入職流程是新有員工在融入公司的過程中所需要進行的各項流程。這些程序包括完成入職所需的必要文書工作，使雇員熟悉工作所需的技術和操作方法等。這篇文章將簡要介紹新雇員在入職後發放的員工手冊相關內容。

一、  員工手冊和獨立操作手冊的區分

員工手冊作為一份綜合性文件，它的用途是幫助新雇員了解所在組織，向雇員提供關於公司政策， 章程，福利等基本信息。作為對比，操作手冊的用途則是詳細描述工作所需流程， 這個流程也被稱之為標準化作業流程（SOP）。

通過標準化作業程序（SOP）確保政策執行的一致性與合規性。標準化作業流程與員工手冊的條款緊密相關，例如員工手冊可能說明了雇員可以申請休假，而操作手冊會詳述休假申請的具體操作流程。

二、  完善員工手冊和操作手冊

1. 政策與流程規範分離
   
   員工手冊應包含適用於公司內所有雇員的一般性條款，包括一般工作時間，工資結算流程， 帶薪休假等信息。崗位專屬操作流程須獨立成冊。例如，考勤管理政策應寫入員工手冊，而考勤系統操作指南則歸屬操作手冊。
   
   
2. 語言規範要求
   
   採用簡明書面語體，避免繁複官僚化表述，如將"雇員須於規定時效內履行表單提交流程"改為"員工需按時提交表單"。
   
   
3. 合規性
   
   所有政策文件均具備法律證據效力，需防範其在不當解雇訴訟中成為不利證據。建議加入"本政策可能隨法規變化調整"等彈性條款。
   
   
4. 手冊發放確認
   
   員工領取手冊時均需簽署確認聲明以表明其確實閱讀並理解全部內容。手冊須包含保密聲明，例如："未經授權禁止複製、傳播本手冊任何內容"。
   

三、  員工手冊中需要包含的內容

員工手冊通常採用標準化格式框架，但具體內容因公司差異各有不同。以下列舉的目錄結構反映了員工手冊的常規組成部分：
     

1. 來自CEO或執行董事的迎辭
2. 平等就業機會（Equal Employment Opportunity）政策聲明（包括禁止性別以及其他類別的歧視和有關舉報程序）
3. 公司發展沿革與概況
4. 職業健康安全規範（含消防疏散圖、事故上報流程）
5. 福利體系詳解（醫療保險覆蓋範圍、401(k)計劃細則、PTO累積規則）
6. 州立法特別條款（如加州必需的反騷擾培訓說明）

四、  員工手冊禁用條款

以下信息請不要列入員工手冊中：

1. 無法兌現的承諾表述，如"保證終身雇傭"等絕對化聲明。
2. 可能引發歧視爭議的表述，例如"優先考慮身體強健者"應改為"符合崗位體能要求者"。
3. 模糊解聘條款：如果通過「正當理由解雇」解雇雇員， 必須告知其所帶來的影響。

公司需要明確聲明員工手冊僅作為信息資源用， 員工手冊不應被視作具有法律效力的雇傭合同。此外，公司需要明確雇傭合同只能通過由公司授權簽署的書面文件確定。

參考資料:
[1] Andrea Butcher. Human Resources Kit. John Wiley & Sons, Inc., 2023.

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